Искусство Wastebasketry

Ваши картотечные блоки наполнены настолько полные, что трудно восстановить и подать бумаги? Если Вы походите на 80 % людей в зрителях, с которыми я говорю, Ваш ответ - Да вещи в Вашем картотечном блоке, который Вы могли вероятно выбросить? Наиболее еще раз ответ Да Так, какова проблема?

Конечно главный камень преткновения - время. Некоторые могут сказать, что вычищение картотечного блока не будет делать Вас деньгами. Мой ответ - Действительно? Исследование показывает, что средний человек проводит 150 часов каждый год, ища неуместную информацию. Что случилось бы с Вашим практическим результатом, если бы Вы добавили что время к получению новых клиентов или продаже новых продуктов или услуг старым клиентам?

Часто люди говорят мне Это никогда не терпит неудачу. Каждый раз, когда я выбрасываю кое-что, я нуждаюсь в этом на следующий день На который я отвечаю, Вы можете дать мне пример? Главным образом я получаю тишину. Определите, хотите ли Вы держать каждый листок бумаги вообще, спрашивая вас непосредственно эти Искусство Wastebasketry? вопросы:

1. Это требует какого-нибудь действия на моей части? Только, потому что Вы получаете информацию - даже если это от Вашего не делать боссе скупое, Вы должны держать это! Если это не требует действия, регистрирует это или бросает это сразу же! Если это - только FYI, прочитайте это и бросок.

2. Это существует в другом месте? Это находится в библиотеке? Вы знаете эксперта по предмету, который убедился бы, что имел более полную информацию, если бы Вы действительно нуждались в этом? Оригинал подан в другом месте? Действительно ли это необходимо, чтобы держать документальную копию, если это уже существует в компьютере?

3. Действительно ли эта информация является достаточно недавней, чтобы быть полезной? Сегодня, информация становится устаревшей очень быстро. Вы хотели бы, чтобы клиент решил, выбрать ли Ваши услуги, основанные на трехлетней брошюре? Информация в 6-месячной статье журнала о программном обеспечении была несомненно заменена, как имеет загруженный бюллетень продукции от обслуживания онлайн. Во многих случаях более уместно отследить источник информации, таким образом Вы можете получить последнюю версию, вместо того, чтобы держать информацию непосредственно.

4. Я могу идентифицировать определенные обстоятельства, когда я использовал бы эту информацию? Обычно, только в case" не достаточно хорошо! Файлы маркировали Miscellaneous" имеют небольшую ценность, потому что нет ничего, чтобы вызвать Вас, чтобы смотреть там. Если бы Вы не можете идентифицировать, как Вы использовали бы информацию - по крайней мере достаточно хорошо, что Вы можете подать ее для будущей ссылки, маловероятно, что Вы помнили бы, что у Вас есть она, уже не говоря о быть в состоянии найти это позже.

5. Какой-нибудь налог или правовые последствия? Вот то, где только в case" работы. К сожалению, мы часто обязаны возрождать бумагу, которую мы очень забыли бы. Иногда, наличие устаревшей информации в Ваших файлах может создать ненужные проблемы. Моему клиенту предъявили иск. Когда файлы компании были вызваны в суд, представитель обвинения нашел предложение контракта моего клиента без знака, и использовал его, чтобы доказать неправомерное намерение. Мой клиент потерял иск и должен был заплатить 147 000 $. Если бы файлы имели должным образом убранный; я не полагаю, что это случилось бы.

Если Вы можете жить со своим ответом, бросьте его - и живите счастливо с тех пор. В течение многих лет я организовал Люк для чистки Файла Days" с компаниями. Я имел обыкновение жить в страхе, что кто-то возвратится ко мне позже с романом ужасов кое-чего, что мы выбросили, и они нуждались позже. Через 20 лет это никогда не случалось!

Недавно женщина сказала мне, что одно из больших расстройств в ее рекламной компании было штатом, проводящим время, ища материалы с предшествующих лет проектов клиента. Я предложил план. Почему бы не основывать политику компании это Мы держим материалы клиента в течение трех лет В конце каждого года Вы посылаете письмо клиенту, говорящему у Нас есть следующие материалы от проекта, который мы сделали вместе. Наша политика должна держать материалы клиента в течение трех лет. Если мы не получим известие от Вас через 60 дней, то материалы будут разрушены Какова худшая вещь, которая могла случиться? Четыре возможности чем я могу думать. (1) Вы не будете тратить впустую ценное время, ища кое-что, что ничего не возвращает компании, (2), Ваша политика заставляет Вас выглядеть очень профессиональными, или (3), Ваше письмо напоминает клиенту о Вашей пригодности, и Вы получаете новый контракт! Кто говорит, что использование Вашей корзины для бумаг не делает деньги? И (4), у кого - то где-нибудь вероятно есть это так или иначе - несмотря на наши лучшие усилия!